意外と知られていない接近通知メールの文面作成機能について紹介します。
- はじめに
動態管理ソリューションの有償オプションのひとつである接近通知メール機能。
有償オプションであるが故に営業担当から詳しい紹介を受けていないユーザー様も多数いらっしゃることかと思います。
本記事では、接近通知メール機能をご利用されているとあるユーザー様において、その機能をフル活用頂いていると言える事例とその効果をご紹介します。
- お客様情報と接近通知メールご導入の背景
今回事例をご紹介するのは、とある小売店舗チェーン向けの店舗配送業務を担う会社様。
配送トラックの運行状況を把握するためにビジネスナビタイム動態管理ソリューションを導入されました。配送先である店舗とは配送に到着する時間に取り決めがあるため、遅延発生時に自社でトラックが走っている場所を把握し、問合せへの対応を素早く行える様にすることが最初の目的でした。
店舗側でもトラックがいつ到着するかは重要です。店舗側では到着した荷物を受け取る人員を配置しますが、それらの人員は荷受け以外の業務も行っているため、荷受けをスムーズに対応するためにはトラックが到着する時間をできるだけ正確に把握したい要望がありました。
そこで導入が検討されたのが接近通知メールです。
動態管理ソリューションにおける接近通知メールは、ドライバーが利用する動態管理アプリに備わっているカーナビゲーション起動によって送信されます。
カーナビゲーション起動時、動態管理アプリでは訪問先（＝店舗）への到着予定時刻を５分間に１度の頻度で計算し直します。そこで計算された到着予定時刻が、現実の時刻に近づいたタイミングでシステムから訪問先メールアドレスに送信する仕組みです。つまり、間もなく店舗に到着するという時点でメールが自動で送信される為、今回の要望に合致していました。
通知メール機能イメージ
- メール連絡に対する店舗側の高いご期待
接近通知メール導入により、スムーズに荷受けを行いたい店舗には大変喜ばれました。
トラックが到着する数分前にメールが届くので、そのタイミングで荷受け担当が所定の荷受け場所に移動することでタイムロスなく対応ができる様になったためです。
ここまでは接近通知メール本来の提供価値で、期待通りにご活用頂けたと言えます。ただそれからほどなくして接近通知メールに対して更なるご期待を頂きました。
「接近通知メールの文面に、そのトラックが届ける荷物の量を記載できませんか？」
当然ながら、運行毎に届ける荷物は内容も量も変わります。つまりメールの文面を都度、書き分ける必要がありますが、こうしたご要望にもお応えできる機能が実は備わっているというのが今回の記事の本題です。
- 接近通知メールの文面作成機能について
接近通知メールではもともと、文面の中の任意の箇所に「変数」を埋め込んでおける機能を備えています。基本的な使い方だと「訪問先名称」をメール冒頭の宛名に使ってみたり、「到着予想時刻」を文面にそのまま入れてみたりといった事ができます。
接近通知メール 設定画面
利用可能な変数一覧
「案件名称」や「案件詳細」といった項目も変数として文面に埋め込み可能なので、配送する内容をこれらの項目に入力しておく事で、配送先に対してメールでお知らせする事もできる訳です。
なお今回のお客様は「案件名称」や「案件詳細」ではなく、荷物の種類が複数存在するのに対応するために「カスタムフィールド」という機能をご利用されており、これを変数として文面に埋め込むことで配送先の店舗に対して「A商品がN個、間もなく到着します」という文面を送る事を実現されました。
今回のお客様での文面設定イメージ
赤枠部分が商品数が入力されている項目を指定する変数
結果、荷受側である店舗からは店舗納品車両が到着する事前に連絡が受け取れるだけでなく、届く予定の荷物量が把握できることによって、届く荷物の量に応じた受け入れ態勢を予め準備することができる様になったと、大変ご好評を頂くことができました。
- まとめ
接近通知メールも、カスタムフィールド機能も必ずしも全てのお客様にとって有効であるとは限らない機能であるため、ご提案機会が限られる機能です。
そのレアな機能同士の掛け合わせ利用で、（システム改修を行うことなく）お客様の要望にほぼ完全な形でお応えできた事が、当社としても非常に嬉しかったポイントです。
ビジネスナビタイム動態管理ソリューションでは、日々の安全な運行をサポートするため、様々な機能をご用意しております。
パッケージ内容や、機能などについてご質問などがあれば、ビジネスナビタイム事務局までお気軽にお問い合わせください
※本記事の情報は2024/10月現在のものとなります
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